Von Marco Pawlowski · Zuletzt geprüft am 30.07.2026
Nachdem der geeignete Mieter gefunden wurde, steht als nächstes die Wohnungsübergabe an. Dafür benötigt man ein Wohnungsübergabeprotokoll. Das entsprechende Muster zum Übergabeprotokoll kannst du hier kostenlos im Word- und PDF-Format herunterladen.
Das Wichtigste in Kürze
- Das Wohnungsübergabeprotokoll hält den Zustand der Wohnung bei Einzug und Auszug fest und schützt beide Seiten vor späterem Streit.
- Pflicht ist es nicht – ohne Protokoll wird es aber schwierig zu beweisen, wer einen Schaden verursacht hat.
- Wichtig sind Mängel, Zählerstände, Schlüsselanzahl und die Unterschriften von Mieter und Vermieter.
- Unsere Vorlage gibt es kostenlos als PDF und Word – oben direkt zum Download.
Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist ein Dokument, das beim Einzug in eine Wohnung oder ein Haus erstellt wird. Das Protokoll enthält alle wichtigen Informationen über den Zustand und den Inhalt der Wohnung. Damit beide Seiten den Übergabezustand bestätigen und ein rechtlicher Schutz für beide Parteien besteht, muss das Protokoll von beiden Parteien unterzeichnet werden. Das Übergabeprotokoll der Wohnung kann beim Auszug als Beweis der Wohnungsübergabe dienen und beschreibt alle Schäden, die in der Wohnung vorhanden sind.
Welche Bestandteile hat ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Ein Wohnungsübergabeprotokoll sollte folgende Bestandteile enthalten:
- Informationen über den Vermieter und den Mieter
- Datum der Übergabe
- Information, ob Mängel vorliegen
- Liste der Einrichtungsgegenstände
- Beschreibung der Räumlichkeiten, einschließlich der Wände, Böden, Fenster, Türen und sonstiger Einrichtungsgegenstände
- Beschreibung des Zustands der Wohnung und aller Einrichtungsgegenstände
- Zählerstände von Strom, Gas, Wasser und Heizung
- Anzahl der übergebenen Schlüssel
- Unterschriften der Parteien als Bestätigung der Übergabe
- Fotos oder Videos als Beweis des Zustands der Wohnung
Zählerstände richtig protokollieren
Die Zählerstände sind der häufigste Streitpunkt nach der Übergabe – und gleichzeitig der Punkt, der am schnellsten geklärt ist. Notiere für Strom, Gas, Wasser (kalt und warm) und Heizung jeweils die Zählernummer und den abgelesenen Stand am Übergabetag. Ohne Zählernummer lässt sich später nicht belegen, welcher Zähler gemeint war.
Fotografiere jeden Zähler zusätzlich so, dass Nummer und Stand auf einem Bild lesbar sind. Die Fotos gehören als Anlage zum Protokoll und werden im Protokoll kurz erwähnt. So kann später niemand behaupten, die Werte seien nachträglich eingetragen worden.
Was passiert, wenn im Wohnungsübergabeprotokoll Mängel enthalten sind?
Laut §535 Abs.1 des BGB ist der Vermieter dazu verpflichtet, die Wohnung dem Mieter mangelfrei zu überlassen. Zum Einzug sollten also im Idealfall keine Mängel im Übergabeprotokoll enthalten sein. Wenn im Übergabeprotokoll Mängel oder Schäden enthalten sind, kann der Vermieter dem Mieter die Kosten für eine etwaige Reparatur oder den Austausch der beschädigten Gegenstände in Rechnung stellen. Der Mieter hat dann die Möglichkeit, den Schaden mit anderen Beweismitteln zu beweisen, um eine Kostenerstattung oder eine Preisminderung zu erhalten.
Hierbei gilt zu beachten, dass Mängel, die während des vertragsgemäßen Gebrauchs entstanden sind, vom Mieter nicht zu vertreten sind (siehe §538 BGB). Anders verhält es sich, wenn die Herbeiführung des Mangels oder Schadens mutwillig geschieht (siehe §280 BGB).
Um Probleme zu vermeiden, sollte das Wohnungsübergabeprotokoll sorgfältig angefertigt und von beiden Parteien nochmals überprüft werden. Dann steht einem guten Vermieter-Mieterverhältnis nichts im Wege.
Wohnungsübergabe beim Auszug: worauf Mieter achten müssen
Beim Auszug wird das Protokoll zum wichtigsten Beweisstück für die Rückzahlung der Kaution. Vergleiche die Wohnung Raum für Raum mit dem Einzugsprotokoll: Was schon beim Einzug dokumentiert war, kann dir beim Auszug nicht angelastet werden. Normale Gebrauchsspuren wie kleine Laufspuren im Boden oder Dübellöcher in üblichem Umfang gehören zum vertragsgemäßen Gebrauch.
Unterschreibe nichts, was du nicht selbst geprüft hast, und lass dir eine unterschriebene Kopie direkt bei der Übergabe aushändigen. Wenn du mit einem Punkt nicht einverstanden bist, lass ihn als abweichende Anmerkung im Protokoll vermerken, statt die Unterschrift ganz zu verweigern. Vermerke außerdem die Anzahl der zurückgegebenen Schlüssel – fehlende Schlüssel führen häufig zu Abzügen von der Kaution.
Weitere wichtige Dokumente abseits des Wohnungsübergabeprotokolls
Zusätzlich zum Übergabeprotokoll gibt es bekanntlich noch weitere essentielle Unterlagen. Auch diese kannst du dir kostenlos als Word- und PDF-Muster herunterladen. Diese findest du im Folgenden verlinkt:
- Wohnungsgeberbestätigung
- Mietvertrag
- Kündigung Mietvertrag
- Mieterselbstauskunft
- Bonitätsnachweis
- MieterMappe – alle Bewerbungsunterlagen digital an einem Ort
Bonitätsnachweis für die Wohnungsübergabe
Vor der Wohnungsübergabe will der Vermieter meist wissen, ob die Miete zuverlässig gezahlt wird. Dafür eignet sich der itsmydata BonitätsPass: ein digitaler Bonitätsnachweis, der auf öffentlichen Schuldner- und Insolvenzverzeichnissen (Hartnegative Zahlungsdaten) basiert und in wenigen Minuten vorliegt. Du entscheidest selbst, wem du ihn zeigst.
Häufige Fragen zum Wohnungsübergabeprotokoll
Ist ein Wohnungsübergabeprotokoll Pflicht?
Nein, gesetzlich vorgeschrieben ist das Protokoll nicht. Ohne Protokoll lässt sich aber kaum belegen, in welchem Zustand die Wohnung übergeben wurde. Beide Seiten sollten deshalb auf ein schriftliches Protokoll bestehen.
Wer füllt das Wohnungsübergabeprotokoll aus?
Mieter und Vermieter gehen die Wohnung gemeinsam durch und füllen das Protokoll zusammen aus. Am Ende unterschreiben beide, und jede Seite erhält eine Kopie.
Was passiert, wenn ein Mangel im Protokoll vergessen wurde?
Ein vergessener Mangel sollte dem Vermieter so schnell wie möglich schriftlich gemeldet werden, idealerweise mit Foto und Datum. Je länger du wartest, desto schwieriger wird der Nachweis, dass der Mangel schon bei der Übergabe bestand.
Muss ich das Protokoll unterschreiben, wenn ich nicht einverstanden bin?
Nein. Du kannst die Unterschrift verweigern oder – besser – deine abweichende Sicht direkt im Protokoll vermerken lassen und dann unterschreiben. So bleibt dokumentiert, worüber Uneinigkeit besteht.
Welche Zählerstände gehören ins Protokoll?
Strom, Gas, Kalt- und Warmwasser sowie Heizung – jeweils mit Zählernummer und abgelesenem Stand am Tag der Übergabe. Fotos der Zähler sind als Anlage sinnvoll.
Wie lange sollte man das Übergabeprotokoll aufbewahren?
Bewahre das Protokoll mindestens bis zur vollständigen Rückzahlung der Kaution auf, besser über das gesamte Mietverhältnis hinaus. Beim Auszug ist das Einzugsprotokoll dein wichtigster Beleg.
